Phase I der Akzeptanzkommunikation: Erst denken, dann handeln
Für eine erfolgreiche Akzeptanzkommunikation ist eine ausgereifte Strategie essenziell. Daher sollte sie der erste Schritt sein. Da eine erfolgreiche Strategie mehrere Monate Vorlauf benötigt und heutzutage frühe Öffentlichkeitsarbeit und Bürgerbeteiligung ein unabdingbarer Faktor für das Gelingen oder zumindest den möglichst reibungslosen Verlauf eines Projektes ist, muss die Strategie bzw. Kommunikation als Teil des Vorhabens von Anfang an mitgedacht werden. Das bedeutet, dass sie ebenso sorgsam und frühzeitig entwickelt werden muss wie die technische Planung, die juristische Planung oder die finanzielle Planung.
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Phase II der Akzeptanzkommunikation: Deutungshoheit sichern
Gerade die Anfangsphase der Kommunikation ist bei Großprojekten oftmals erfolgsentscheidend, besonders wenn es sich dabei um umstrittene Vorhaben handelt oder konfliktträchtige Themen eine Rolle spielen. Es ist wichtig innerhalb weniger Tage und höchstens Wochen die Kommunikationssphäre möglichst vollständig zu durchdringen, da in dieser Zeit der Prozess der Meinungsbildung stattfindet. Am Anfang hat man gute Chancen, die Informationshoheit und Deutungshoheit über das eigene Projekt zu gewinnen.
Aus diesem Grund sollte die erste Phase der Akzeptanzkommunikation oder Projektkommunikation also minutiös geplant sein. Man spricht in diesem Zusammenhang auch oft von eine Info-Kaskade, die ein sorgsam austariertes Zusammenspiel verschiedener Kommunikationsmaßnahmen beinhaltet. Dabei werden beispielsweise lokale Entscheidungsträger wie Kommunalpolitiker und Räte, Medien, Mitarbeiter und die breitere Öffentlichkeit in einer zeitlichen Abfolge informiert, sodass das Informationsbedürfnis alle Dialoggruppen bedient und gleichzeitig die Abfolge der Informationsbereitstellung den hierarchischen Ansprüchen der verschiedenen Gruppierungen gerecht wird. Das ist gerade im lokal-politischen Umfeld essenziell, wenn man sich nicht unnötige Feinde schaffen möchte.
Zusammengefasst kann man sagen: Die Info Kaskade ist meist ein zeitlich begrenzter Raum mit hoher Kommunikationsintensität.
Phase III der Akzeptanzkommunikation: Nach dem Sturm kommt die Ruhe
Nach der Info-Kaskade nimmt die Intensität der Kommunikation in der Regel ab. Es genügen begleitende Kommunikationsmaßnahmen wie aktive prozessorientierte Pressearbeit, regelmäßige Hintergrundgespräche und die Beobachtung der kommunikativen Lage, um gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Prozessorientiert bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Kommunikation sich nicht nur auf die Meilensteine fokussiert, beispielsweise aus der Genehmigungsplanung oder tatsächliche Bauabschnitte, die oft erst Jahre nach dem eigentlichen Planungsstart erfolgen. Prozessorientiert heißt, dass die Dialoggruppen in einem vorher kommunizierten Turnus über den jeweiligen Stand des Projektes informiert werden, selbst dann, wenn es nichts wesentlich Neues zu berichten gibt. Der Sinn besteht darin, dass die Regelmäßigkeit der Information selbst eine wichtige Botschaft ist: Sie zeigt, dass man sich auf den Vorhabenträger als Kommunikator verlassen kann und baut über die Zeit Vertrauen auf. Dieses Vertrauen kann wichtig sein, wenn in irgendeiner Phase des Projektes Planungen und Wirklichkeit auseinandergehen und Verzögerungen sich einstellen oder andere Lösungen gefunden werden müssen, als ursprünglich geplant waren. Ein umfassendes Medien-Monitoring kann in diesem Kontext sehr sinnvoll sein, da es das aktuelle Bild des Vorhabens in der Bevölkerung widerspiegeln kann. Es ist dann quasi ein Seismograph für die weitere Planung und der Gradmesser für den Erfolg der Kommunikation.
